Strategie und Maßnahmen

Unser übergeordnetes Ziel ist es, uns jederzeit Compliance-konform zu verhalten und Verstöße gegen gesetzliche und interne Anforderungen – sowohl in unseren Unternehmenseinheiten als auch in unserer Lieferkette – zu verhindern. Hierzu zählt insbesondere auch die Vermeidung von Korruption und Bestechung.

Um dieses übergeordnete Ziel zu erreichen, haben wir verschiedene Prozesse und Maßnahmen etabliert. Die unterschiedlichen Compliance-Elemente werden derzeit unter Federführung des Zentralbereichs LCA (Legal, Compliance & Audit) optimiert, ausgebaut und in einem gruppenweiten Compliance-Managementsystem zusammengeführt.

Zentraler Bestandteil der Compliance in unserem Unternehmen ist der Melitta Code of Conduct: Er ist für alle unsere Mitarbeitenden verpflichtend und bildet die Grundlage unseres Handelns im betrieblichen Alltag. Seine Inhalte orientieren sich an wesentlichen internationalen und nationalen Übereinkommen und Prinzipien für gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten, Nachhaltige Entwicklung sowie zur Achtung der Menschenrechte. Unser Melitta Code of Conduct ist in der gesamten Gruppe kommuniziert und über unsere Führungskräfte findet der Austausch zu dessen Prinzipien und Inhalten innerhalb der jeweiligen Teams statt. Unsere Lieferanten und Geschäftspartner fordern wir über unseren Supplier Code of Conduct zu einem integren Verhalten auf bzw. nehmen diesen unter bestimmten Voraussetzungen auch in die Lieferantenverträge auf. Der Supplier Code of Conduct definiert Mindestanforderungen an Arbeitsbedingungen und Umweltstandards, die sich inhaltlich ebenfalls an wesentlichen internationalen Übereinkommen orientieren.

Überprüfung

Unsere Compliance-Prozesse werden laufend an die sich verändernden Anforderungen und Bedürfnisse angepasst. Hierzu werden die regulatorischen sowie marktlichen Anforderungen – auch unter Zuhilfenahme externer Beratungen – kontinuierlich analysiert und bei Bedarf im Managementsystem durch entsprechende Strukturen und Prozesse umgesetzt. Für die zentrale Koordination und Steuerung ist der Zentralbereich LCA verantwortlich.

Einen wichtiger Bestandteil unserer Compliance bilden unsere Richtlinien. Ein Verstoß gegen die Richtlinien wird ggf. arbeitsrechtlich verfolgt. Darüber hinaus befasst sich der Zentralbereich LCA in Zusammenarbeit mit allen Geschäftseinheiten, deren Geschäftsführungen sowie den jeweils mandatierten Mitarbeitenden mit der Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen sowie unternehmensintern definierten Anforderungen. Im Geschäftsjahr 2022 wurden keine erheblichen Bußgelder oder nicht-monetären Sanktionen gegen die Melitta Gruppe erlassen bzw. eingeleitet. Für 2023 wird die Einführung und der Start eines gruppenweiten Hinweisgeber-Managementsystems vorbereitet. In der weiteren Ausgestaltung ist die Etablierung eines gruppenweiten Compliance-Managementsystems vorgesehen, das von einem zentralen Compliance Office und einem entsprechenden zentralbereichsübergreifenden Komitee für die gesamte Gruppe koordiniert wird.

Verantwortung und Sensibilisierung

Für die zentrale Koordination und Steuerung ist der Zentralbereich LCA verantwortlich. Dieser legt die gruppenweiten Compliance-Vorgaben, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit den anderen Zentralbereichen, fest. Bei der Etablierung und Umsetzung der entsprechenden Strukturen und Prozesse unterstützt der Zentralbereich LCA die Unternehmensbereiche, auch hinsichtlich der Klärung der nationalen Rechtslage im jeweiligen Land. Die Geschäftsführung des Zentralbereichs LCA berichtet direkt an die Unternehmensleitung, sowohl über regelmäßige Berichtsformate als auch ad hoc anlassbezogen.

Führungskräfte und Beschäftigte werden über zielgruppengerechte Informationen in Intranet und unserer Zeitschrift für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etc., aber auch über gezielte und verpflichtende interne Schulungen sensibilisiert und geschult.

Zielerreichung

Für 2023/2024 ist die Weiterentwicklung der bestehenden rechtskonformen Strukturen und Prozesse zu einem reiferen, umfassenderen gruppenweiten Compliance-Managementsystem angedacht. Ein wesentliches Element ist dabei die Einführung eines gruppenweiten Hinweisgebersystems für externe und interne Meldungen, dessen Veröffentlichung für 2023 geplant ist.

Die Ziele der internen Revision zur Überprüfung der bestehenden Prozesse gemäß Revisionsplan wurden im Jahr 2022 erreicht.

Risiken

Hinsichtlich unserer eigenen Geschäftsaktivitäten haben wir potenzielle Risiken mit Blick auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung identifiziert und diese durch bestehende Compliance-Maßnahmen weitestgehend mitigiert. Zusätzlich werden die Risiken durch das im Aufbau befindliche gruppenweite Compliance-Managementsystem noch weiter reduziert. Das Risikoportfolio wird dabei aktuell auch über unsere eigenen Produktionsprozesse hinaus erweitert. Ziel ist es, bis Ende 2023 entsprechende Due-Diligence-Prozesse in den Lieferketten gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes integriert zu haben.

Wesentliche Risiken, die sich aus unserer Geschäftstätigkeit, unseren Geschäftsbeziehungen, unseren Produkten und Dienstleistungen in den Wertschöpfungsketten ergeben und sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben, können sich ggf. in dem weiteren Prozess ergeben. Wir haben jedoch aktuell keinen relevanten Hinweis hierauf.